Jak w prosty sposób zwiększyć swoją efektywność?

Coraz większą popularnością cieszą się porady typu „life hacks” czyli proste przepisy na szybsze, tańsze, efektywniejsze, łatwiejsze wykonywanie codziennych obowiązków. Niektóre są mocno naciągane, inne nie działają. Dlatego chciałabym podzielić się niewielkim zestawem porad o solidnych podstawach psychologicznych.

Planuj z głową
Każdy z nas ma tendencję do tracenia czasu. Teoretycznie powinniśmy dzielić swój czas na wykonywanie rzeczy ważnych, pożytecznych (realizacja celów życiowych), oraz przyjemnych (dzięki którym odpoczywamy, relaksujemy się, nabywamy energii). Na przykład moim zadaniem pożytecznym jest napisanie artykułu – dzięki czemu zarabiam na utrzymanie rodziny i dzielę się przydatną wiedzą z innymi. Moim zadaniem przyjemnym będzie poleżenie w przerwie pracy z herbatą w ręce na sofie i zabawa z kotem.

A jednak okazuje się, że mamy tendencję do tracenia czasu na rzeczy, które ani nie są przyjemne ani przydatne. Na przykład tracimy czas na wielokrotne w ciągu dnia sprawdzanie e-maili, mediów społecznościowych, wykonywanie niewielkich prac, których efekty i tak za moment zostaną zatarte. Mamy poczucie pożytecznie spędzonego czasu, ale gdy patrzymy na rezultaty – nic tak naprawdę z tego nie wynika. Nie zrobiliśmy rzeczy przyjemnej, bo mieliśmy wrażenie, że to tracenie czasu i nieodpowiedzialność, nie wykonaliśmy też rzeczy ważnej, bo wymagała włożenia dużego wysiłku.

Czas to zmienić. Planujmy rzeczy ważne oraz przyjemne (w odpowiednich proporcjach oczywiście), tak byśmy nie mieli poczucia pod koniec dnia: „oj tak się dziś napracowałam, ale nic z tego nie wynika”.

Jedna z lepszych zasad to planowanie maksymalnie 70% czasu pracy. Zawsze pojawi się coś nieoczekiwanego, a jeśli akurat udało ci się wykonać wszystko z planu, masz czas na zrobienie jakiejś z prac, które sobie odłożyłeś do szufladki „może kiedyś”.

Tak samo ważne jest, by nie poświęcać zbyt dużo czasu na planowanie. To jedna z większych pułapek:  planujesz, oczyma wyobraźni przechodzisz przez kolejne etapy realizacji planu, zajmuje ci to mnóstwo czasu, a potem gdy próbujesz wcielić plan w życie okazuje się, że przeoczyłeś coś na samym początku i misterna konstrukcja rozpada się. Niewiele osób jest mistrzami logistyki i tworzenia skomplikowanych strategii.

Dlatego lepiej stworzyć plan „z grubsza” a potem zacząć go testować. Od strony psychologicznej ma to też bardzo pozytywny wpływ. Najważniejsze jest wykonanie pierwszego kroku. Powiedzmy, że myślisz o remoncie korytarza. Planujesz to wszystko dokładnie w myślach, a nawet spisujesz. Za tydzień przypomni ci się to znowu, w dodatku z alarmującym: „ale przecież nie pomyślałem jeszcze o…”. Tym, co pozwala na zachowanie spokoju ducha jest – wykonanie pierwszego kroku do realizacji planu – test rzeczywistości. Planujesz na przykład remont korytarza? Zadzwoń do kilku ekip z pytaniem o terminy i koszty. Masz w tym momencie wykonany pierwszy krok do realizacji planu, na poziomie emocji daje poczucie większego spokoju (czegoś już dokonałem) i kontroli nad sytuacją. Dokładne planowanie, czemu nie towarzyszy podejmowanie rzeczywistych działań (testowanie planu) skutkuje wzrostem poczucia niepokoju.

Rób jedną rzecz naraz
Wiele osób uważa, że potrafi efektywnie zajmować się kilkoma rzeczami naraz. Badania psychologiczne pokazują, że to tylko złudzenie. Najbardziej spektakularne zostało przeprowadzone w 2005 roku w Kings College (Anglia). Trzy grupy osób wypełniały test inteligencji. Pierwsza – skupiona tylko na nim, druga jednocześnie sprawdzała e-maile i odbierała krótkie SMS-y. Trzecia grupa wypełniała test w stanie odurzenia. Oczywiście wyniki pierwszej grupy były najlepsze, jednak okazało się, że grupa trzecia wypadła lepiej niż druga. Wykonywanie kilku zadań naraz okazało się bardziej obniżać efektywność niż wykonywanie jednego zadania w stanie odurzenia!

Dlatego, gdy pracujemy należy skupić się tylko na jednym zadaniu naraz, bez rozpraszania. Optymalny sposób organizacji to cykle 30-50 minut pracy, po której następuje pięciominutowa przerwa i kolejny cykl. To co ważne – przerwa na być prawdziwą przerwą (można nawet sobie w jej czasie urządzić króciutką drzemkę), a nie przerwą na wykonanie innego rodzaju pracy.

Zajmij się też na początku każdego dnia sprawami najważniejszymi. Nie czekaj na idealny moment, by się nimi zająć, zacznij od razu. Idealny moment nigdy nie następuje. Typowy przykład dostarczył mi znajomy licealista, który stworzył listę lektur na wakacje, jednak wciąż odkładał rozpoczęcie lektury: „dziś jest za gorąco”, „a może wpierw wyczyszczę rower skoro dziś jest chłodniej”, „nie będę rozpoczynać lektury tuż przed pielgrzymką, bo na pewno w drodze nie będzie czasu”. W rezultacie 30 sierpnia zaczął gorączkową lekturę „Lalki”, którą po prostu musiał przeczytać przed początkiem roku szkolnego. Reszta ambitnej listy książek nadal czeka na „właściwy moment”.

Nie bądź niewolnikiem niepokoju
Większość z nas jest odpowiedzialnych za wiele rzeczy, czasem wręcz za zbyt wiele. Możemy się czuć przytłoczeni, może nas zjadać niepokój, czy aby na pewno wszystko się uda. Chcielibyśmy uniknąć porażek, złych rzeczy. W rezultacie odkładamy decyzje w nieskończoność.

Generalnie każda z naszych decyzji wiąże się z negatywnymi konsekwencjami. Ktoś zastanawia się – czy podjąć lepiej płatną pracę, która jednak odbije się na czasie dla rodziny, czy pozostać przy dotychczasowej, która jednak narzuca ostry rygor, jeśli chodzi o wydawanie pieniędzy? Najgorsze jest martwienie się, zastanawianie, ciągnące się w nieskończoność rozważanie, co będzie lepszym wyborem. Cokolwiek wybierzesz – zyskasz w jednym obszarze życia, stracisz w drugim. A zatem po prostu przyjmij zarówno negatywne konsekwencje wyboru jak i te pozytywne. Tym co pomaga jest posiadanie jasnych, klarownych priorytetów.

Kiedy mamy przemyślane priorytety jest nam łatwiej podejmować decyzje. A jednym z najlepszych sposobów wyzwolenia się z niepokoju, zamartwiania jest podejmowanie decyzji szybko (co nie oznacza pochopnie, pod wpływem impulsu, ale też nie odkładanie jej przez np. dwa tygodnie) i wykonanie pierwszego kroku. Na przykład zdecydowałeś się nie zmieniać pracy, lecz mieć więcej spokoju i czasu dla rodziny – zrób pierwszy krok – napisz treść listu rezygnacyjnego z podziękowaniem za propozycję.

Inne drobiazgi poprawiające efektywność pracy
Nie objadaj się przed pracą. Gdy jemy tłuste, sycące rzeczy w dużej ilości, cały metabolizm przestawia się na trawienie. Oznacza to, że nie tylko zaczynamy mieć trudności z klarownym myśleniem, ale nawet z wykonywaniem zadań czysto fizycznych. Dlatego przed pracą i w jej trakcie warto przekąszać rzeczy łatwe do trawienia, jak np. owoce, warzywa.

Kolejna drobna rada – wyłącz telefon służbowy i nie sprawdzaj e-maili w piątek po południu i przez cały weekend. Często pojawiają się wtedy zadania czy problemy, którymi i tak nie możesz się zająć do poniedziałku, a które zatrują ci czas, który lepiej przecież spędzić z rodziną.

Jeśli coś, co akurat ci się przypomniało zajmie ci mniej niż dwie minuty, zrób to od razu. Jest to rada jednego z największych fachowców od organizacji pracy własnej – Davida Allena. Różne drobiazgi, które wciąż odkładamy mają to do siebie, że wciąż nas męczą. „Miałem zadzwonić pizzerii, czy dostarczają pizze też poza miasto” to myśl, która przypomni ci się 15 razy w ciągu tygodnia, łącznie zjadając 5 minut. A gdybyś wykonał telefon za pierwszym razem, gdy się przypomni, masz sprawę załatwioną w minutę. Właśnie te kilkadziesiąt drobiazgów, które przypominają się wielokrotnie zjada nam mnóstwo czasu i podnosi poziom niepokoju.

Ostatnia drobna rada – od czasu do czasu zapewnij sobie mały sukces. Często nasze prace są uciążliwe, zajmują dużo czasu nie mają spektakularnych efektów. Dlatego warto zrobić czasem coś małego, ale efektownego. Dobry przykład to nauczyciel instrumentu, który ucząc skomplikowanych umiejętności od czasu do czasu daje uczniowi utwór, który jest bardzo prosty, a przyjemny w odbiorze. Zagranie go (i zbieranie pochwał od rodziny i przyjaciół) daje właśnie takie poczucie szybkiego sukcesu, docenienia dającego siły do dalszej żmudnej nauki gry.